Отдел документационного обеспечения

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе документационного обеспечения

Управления  Федеральной службы судебных приставов

по Челябинской области

 

 

I. Общие положения

 

1.1. Отдел документационного обеспечения Управления Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области (далее – отдел) является структурным подразделением аппарата управления Управления Федеральной службы судебных приставов по Челябинской области (далее – Управление).

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, ФССП России,  Положением о территориальном органе Федеральной службы судебных приставов, приказами, указаниями и распоряжениями Управления, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел осуществляет деятельность в пределах своей компетенции                         и во взаимодействии со структурными подразделениями центрального аппарата ФССП России, со структурными подразделениями Управления, с Управлением Минюста России по Свердловской области, а также с федеральными органами исполнительной власти.

1.4. Работники отдела выполняют возложенные на них функции в соответствии         с установленным распределением обязанностей и должностными регламентами.

 

II. Основные задачи отдела

 

2.1. Обеспечение организации общего делопроизводства в Управлении в соответствии с требованиями Инструкций по делопроизводству.

2.2. Осуществление контроля за своевременным прохождением, полным исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины.

2.3. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности Управления, их архивное хранение, а так же  организация работы архива и постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) Управления.

2.4. Обеспечение режима доступа и использования документной информации.

2.5. Исполнение иных задач, предусмотренных Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, правовыми актами ФССП России, Положением о территориальном органе Федеральной службы судебных приставов, приказами и распоряжениями Управления.

 

III. Основные функции отдела

 

3.1. Организация делопроизводства в Управлении (с несекретными документами, с документами «Для служебного пользования») на основе соответствующих инструкций.

3.2. Обеспечение своевременного рассмотрения документов, представляемых для доклада руководству  Управления.

3.3. Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства Управления, анализ состояние исполнительской дисциплины.

3.4. Проверка качества оформления всех документов, представляемых на подпись руководству Управления.

3.5. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использование информации, содержащейся в них.

3.6. Согласование, регистрация и хранение подлинников организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, инструкций, положений) Управления, своевременная рассылка и ознакомление с ними должностных лиц. Формирование и редактирование электронной базы организационно-распорядительных документов (ее актуальной редакции).

3.7. Осуществление экспедиционной обработки, приема, регистрации, учета, хранения, доставки и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей и внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведение  работы по ней в соответствии с закрепленными за отделом функциями.

3.8. Осуществление копировально-множительных работ.

3.9. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, способствующих повышению культуры работы с документами, сокращению сроков прохождения  и исполнения документов, принятие мер по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

3.10. Разработка и представление после согласования с постоянно действующей экспертной комиссией на утверждение руководителю номенклатуру дел Управления. Формирование и оформление дел отдела в соответствии с номенклатурой дел, осуществление контроля за формированием дел в аппарате управления и структурных подразделениях Управления.

3.11. Принятие участия в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также  новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в Управлении.

3.12. Организация экспертизы научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работы архива и постоянно действующей экспертной комиссии  Управления.

3.13. Проверка правильности оформления актов о выделении к уничтожению оконченных в производстве дел с истекшими сроками хранения. Оформление протоколов заседаний экспертной Управления комиссии.

3.14. Организация и проведение мероприятий по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности Управления и его структурных подразделений.

3.15. Осуществление учёта и выдачи структурным подразделениям мастичных штампов, списание и уничтожение пришедших в негодность и утративших необходимость штампов. Проведение ежегодных проверок их  наличия и условий хранения в структурных подразделениях Управления.

3.16. Оказание методической помощи аппарату управления, структурным подразделениям Управления по вопросам делопроизводства.

3.17. Организация и контроль деятельность городских, районных, межрайонных и специализированных отделов  Управления по вопросам надлежащего ведения документооборота, делопроизводства и архивной работы.

3.18. Разработка плана работы отдела, проектов организационно-распорядительных и методических документов по вопросам, касающимся сферы деятельности отдела.

3.19. Организация и проведение обучающих семинаров по организации работы структурных подразделений на соответствие  требованиям инструкции по делопроизводству, организации работы с зарегистрированными исполнительными документами, организации работы по оформлению завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств и их оперативному хранению.

3.20. Разработка и реализация  мер  по повышению качества работы городских, районных, межрайонных и специализированных отделов  Управления по вопросам надлежащего ведения документооборота, делопроизводства и архивной работы.

3.21. Противодействие коррупционным проявлениям.

3.22. Направление в ФССП России специальных донесений в необходимых случаях, в установленном порядке и сроки.

3.23. Работа с кадровым резервом.

3.24. Организация и проведение занятий с сотрудниками отдела в системе служебной подготовки.

3.25. Организация работы с обращениями граждан, представителями юридических лиц и представлениями прокуратуры (в части касающейся).

3.26. Своевременное и полное предоставление достоверной ведомственной статистической отчетности по направлению деятельности отдела по установленным формам.

3.27.   Обеспечение участия работников отдела в организации мобилизационных тренировок  по оповещению и сбору. Выполнение мобилизационных мероприятий, предусмотренные при введении степени готовности, объявлении мобилизации.

3.28.   Организация и проведение работы по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отделе.

3.29.Обеспечение защиты сведений, составляющих государственную, служебную и иную охраняемую законом тайну в установленной сфере деятельности Управления. Отдела.

3.30. Исполнение иных функций, предусмотренных Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, правовыми актами ФССП России, Положением о территориальном органе Федеральной службы судебных приставов, приказами и распоряжениями Управления.

 

IV. Полномочия отдела

 

Отдел в целях осуществления своих полномочий имеет право:

4.1. Готовить в пределах своей компетенции и  вносить предложения по совершенствованию организации работы по делопроизводству в структурных подразделениях Управления.

4.2. Осуществлять проверки деятельности структурных подразделений Управления по вопросам:

4.2.1. Своевременности и полноты регистрации и учета поступающих исполнительных документов.

4.2.2. Организации работы с зарегистрированными исполнительными документами в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

4.2.3. Исполнению требований Инструкции по делопроизводству.

4.3. Участвовать в ведомственных проверках работы подразделений судебных приставов в составе комиссий Управления.

4.4. Запрашивать и получать в установленном порядке документы, справочные и иные материалы у структурных подразделений Управления по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

4.5. Вносить предложения о поощрении старших судебных приставов, работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Управления, а также о привлечении их к дисциплинарной или иной ответственности согласно действующему законодательству.

4.4. Изучать и распространять в пределах своей компетенции положительный опыт работы.

4.5. Участвовать в пределах своей компетенции в подготовке методических пособий и рекомендаций.

4.6. Организовывать и осуществлять контроль за работой со служебными письмами и документами.

4.7. Осуществлять проверку правильности оформления актов о выделении к уничтожению оконченных в производстве дел с истекшими сроками хранения.

4.8. Привлекать в установленном порядке работников аппарата Управления к выполнению поручений руководства Управления.

4.9. Осуществлять иные полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями ФССП России и Управления.

 

V. Структура и организация деятельности отдела

 

5.1.         Структура и штатное расписание отдела утверждаются приказом ФССП России.

5.2.         Деятельность отдела осуществляется на основании планов работ ФССП России и Управления, планов работы отдела, иных планов работы Управления.

5.3.         Отдел возглавляет начальник отдела. Начальник отдела и работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем Управления по согласованию с курирующим заместителем руководителя Управления.

5.4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Управления.

5.5. Прямое руководство отделом осуществляется руководителем и курирующим заместителем руководителя Управления. Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела.

5.6. Права, обязанности и ответственность работников отдела определяются должностными регламентами, утвержденными руководителем Управления.

5.7.         Начальник отдела:

5.7.1. Разрабатывает должностные регламенты (инструкции), определяет обязанности, осуществляет контроль за исполнением сотрудниками отдела своих должностных обязанностей,  устанавливает полномочия работников отдела по решению оперативных, организационных, производственно-хозяйственных и иных вопросов, относящихся к компетенции отдела.

5.7.2. Готовит в установленном порядке представления к присвоению классных чинов, аттестации.

5.7.3. Организует работу отдела.

5.7.4. Вносит (представляет) руководителю Управления и курирующему заместителю руководителя Управления:

-      предложения о назначении на должность и освобождении от должности заместителя начальника отдела;

-      планы работы и основные показатели деятельности отдела, а также отчеты об исполнении планов;

-      проекты организационно-распорядительных и других документов по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности;

-      предложения о представлении к присвоению почетных званий, награждению государственными наградами Российской Федерации и ведомственными наградами работников отдела;

-      предложения об установлении работникам отдела, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, надбавок, премий, иных вознаграждений и дополнительных выплат;

-      предложения по применению к работникам отдела мер поощрения и дисциплинарного взыскания;

-      предложения по назначению на должность и освобождению от должности работников отдела;

-      информацию о деятельности отдела.

5.7.5. Организует профессиональную подготовку и стажировку работников отдела.

5.7.6. Решает в пределах своей компетенции и в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной службе и трудовым законодательством Российской Федерации вопросы, связанные с прохождением федеральной государственной гражданской службы и осуществлением трудовой деятельности работников отдела.

5.7.7. Представляет, в установленном порядке, отдел в органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления и организациях.

5.7.8. Проводит работу по созданию кадрового резерва для замещения должностей в отделе.

5.7.9. Организует выполнение нормативных правовых актов Министерства юстиции Российской Федерации, приказов, указаний и распоряжений ФССП России, Управления.

5.7.10. Принимает участие в совещаниях, проводимых руководителем Управления, а также в заседаниях комиссий и рабочих групп, созданных в Управлении и в состав которых он включен.

5.7.11. Обеспечивает соблюдение в отделе законодательства о государственной гражданской службе и трудового законодательства Российской Федерации.

5.7.12. Организует ведение в отделе делопроизводства и выполнение мероприятий по обеспечению режима секретности в соответствии с порядком, установленным ФССП России.

5.7.13. В пределах своей компетенции даёт поручения работникам отдела, обязательные для исполнения.

5.7.14. Осуществляет иные полномочия, вытекающие из задач отдела и Управления.

5.7.15. Отдел в установленном порядке ведет делопроизводство согласно приказу Федеральной службы судебных приставов России от 10.12.2010 № 682 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов».

 

VI. Ответственность начальника отдела

 

6.1. Начальник отдела  несет соответствующие виды ответственности:

6.1.1. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение отделом задач и функций, определенных настоящим Положением, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными и правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной службы судебных приставов и Управления.

6.1.2. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение своего должностного регламента.

6.1.3. За несвоевременное, неполное и недостоверное предоставление ведомственной статистической отчетности по направлению деятельности отдела по установленным формам.

6.1.4. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение своих должностных регламентов (инструкций) работниками отдела.

6.1.5. За соответствие подготовленных лично и работниками отдела документов законодательству Российской Федерации, а также за качество подготавливаемых документов.

6.1.6. За превышение предоставленных прав или использования их для решения вопросов, не обусловленных служебной необходимостью, а также за разглашение государственной тайны, сведений конфиденциального характера или иной информации ограниченного распространения, полученной в ходе исполнения обязанностей.

6.1.7. За несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату или несанкционированное их уничтожение.

6.1.8. За причинение Управлению материального ущерба.

 

VII. Ответственность работников отдела

 

7.1. Каждый работник отдела несет соответствующие виды ответственности:

7.1.1. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение своего должностного регламента (инструкции).

7.1.2. За соответствие лично подготовленных документов законодательству Российской Федерации, а также за качество подготавливаемых документов.

7.1.3. За превышение предоставленных прав или использования их для решения вопросов, не обусловленных служебной необходимостью, а также за разглашение государственной тайны, сведений конфиденциального характера или иной информации ограниченного распространения, полученной в ходе исполнения обязанностей.

7.1.4. За несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату или несанкционированное их уничтожение.

7.1.5. За причинение Управлению материального ущерба. 

Время создания/изменения документа: 16 августа 2012 08:38 / 01 декабря 2015 15:08

Версия для печати